寄樣技巧分享，這樣寄樣客戶不下單都難！【附郵件模板】

時(shí)間：2022-05-27

寄送樣品是外貿(mào)交易中不可或缺的一環(huán)。對(duì)于客戶而言，交流中再詳細(xì)的產(chǎn)品闡述都只是“片面之詞”，看到產(chǎn)品實(shí)物才能進(jìn)一步定論。當(dāng)客戶不方便實(shí)地考察時(shí)，寄送樣品就成為了決定客戶合作意愿的重要因素。

本文將圍繞以下問(wèn)題進(jìn)行分析? 樣品有哪些類型？

? 樣品費(fèi)和運(yùn)輸費(fèi)如何分配？

? 樣品寄送有哪些細(xì)節(jié)？

? 寄出樣品后如何跟進(jìn)？（附英文郵件模板）

樣品有哪些類型？

根據(jù)商業(yè)慣例，一個(gè)訂單的落實(shí)，一般需要供應(yīng)商準(zhǔn)備至少兩次樣品，一個(gè)是產(chǎn)前樣品，一個(gè)是確認(rèn)樣品。很多時(shí)候，訂單生產(chǎn)完成或者生產(chǎn)中期，還需要給客戶準(zhǔn)備大貨樣。這里分別對(duì)這些樣品進(jìn)行解說(shuō)。

產(chǎn)前樣：可以是生產(chǎn)前給客戶確認(rèn)的樣品，可以是確認(rèn)后細(xì)節(jié)做的樣品，也可以是給客戶確認(rèn)品質(zhì)用的類似產(chǎn)品。

確認(rèn)樣：經(jīng)過(guò)客戶確認(rèn)后的樣品，大貨生產(chǎn)要完全按照確認(rèn)樣來(lái)做。一般情況下，做確認(rèn)樣的時(shí)候，至少要做兩個(gè)以上，一個(gè)寄送給客戶確認(rèn)，一個(gè)放在公司樣品間留樣?？蛻粢坏┐_認(rèn)，就按照手里的樣品，對(duì)著做大貨。

大貨樣：一旦客戶返單，可以對(duì)照著做。

手板樣：簡(jiǎn)單而言，就是在沒(méi)有模具的情況下，根據(jù)客戶要求做出來(lái)的確認(rèn)樣。一旦確認(rèn)后，大貨就按照這個(gè)確認(rèn)樣來(lái)制作正式的模具，并完成生產(chǎn)。

樣品費(fèi)和運(yùn)輸費(fèi)如何分配？

關(guān)于樣品費(fèi)和快遞費(fèi)用，是個(gè)比較棘手的問(wèn)題。不寄樣品的話，很多客戶就拒絕進(jìn)一步商談，這樣會(huì)丟掉很多有可能合作成功的機(jī)會(huì)。如果為了表示誠(chéng)意，免費(fèi)寄樣給客戶，客戶當(dāng)時(shí)會(huì)很高興，但往往收到后就長(zhǎng)時(shí)間沒(méi)有消息，不給測(cè)試結(jié)果。

寄樣品一定要有效率！既不能客戶要樣品就毫不猶豫立馬免費(fèi)寄出，也不能過(guò)度“吝嗇”強(qiáng)硬要客戶全力承擔(dān)。一般而言，第一次合作的客戶，是需要雙方共同配合的，雙方理解的。

按照樣品貨值大小，運(yùn)費(fèi)高低，

可以有以下不同應(yīng)對(duì)方案：

01賣方承擔(dān)樣品費(fèi)和快遞費(fèi)用

一般寄免費(fèi)樣品絕對(duì)是石沉大海，杳無(wú)音迅的。所以，要免費(fèi)寄樣品的話，你得跟你的客戶溝通了比較深，或能感覺(jué)到他的誠(chéng)意才采取這樣的做法。比如：他接連打過(guò)幾次電話過(guò)來(lái)詢問(wèn)產(chǎn)品信息，產(chǎn)品報(bào)價(jià)等。（當(dāng)然，前提還得樣品價(jià)值不是很高）這時(shí)可以考慮全免費(fèi)給客戶寄樣品。

但如果僅僅通過(guò)電子郵件，或貿(mào)易通這樣的工具，除非真的跟進(jìn)了很久，彼此有合作意向，否則免費(fèi)樣品寄出大多沒(méi)有什么作用。

02賣方承擔(dān)樣品費(fèi)，客戶承擔(dān)快遞費(fèi)

這種情況下，一般貨值不高，樣品價(jià)值比較?。悠焚M(fèi)<運(yùn)費(fèi)），可以免樣品費(fèi)。但運(yùn)費(fèi)一定要客戶自付。一般連這點(diǎn)運(yùn)費(fèi)都不肯出的客戶，基本上是沒(méi)什么誠(chéng)意跟你合作的了。

03客戶承擔(dān)樣品費(fèi)和快遞費(fèi)用

這種情況下，一般貨值高，運(yùn)費(fèi)也比較貴?？梢愿嬷蛻魳悠穬r(jià)值比較大，快遞運(yùn)費(fèi)也比較貴，希望客戶能夠承擔(dān)樣品費(fèi)，快遞費(fèi)用。

04客戶承擔(dān)樣品費(fèi)，賣方承擔(dān)快遞費(fèi)用

這種情況下，一般樣品價(jià)值比較高（樣品費(fèi)>運(yùn)費(fèi)），一般是不會(huì)免費(fèi)寄出的。但可以考慮為客戶付運(yùn)費(fèi)。這樣既保證了公司的利益，又體現(xiàn)了公司真誠(chéng)為客戶服務(wù)的態(tài)度。這樣也是雙贏的做法。

按照目標(biāo)客戶等級(jí)、性質(zhì)分類，

也可以有不同的處理方案：

01針對(duì)新客戶

（1）可以先評(píng)估下這個(gè)客戶的情況和預(yù)期的訂單數(shù)量。如果費(fèi)用不高，可以考慮己方消化。如果無(wú)法負(fù)擔(dān)，可以跟客戶商量承擔(dān)全部或者部分費(fèi)用。

（2）制定公司的樣品政策（硬性的）。任何客戶都收取快遞費(fèi)用或者樣品費(fèi)用。但是許諾將來(lái)客人下定單時(shí)，從貨款總值中扣除掉這筆費(fèi)用。

02針對(duì)老客戶/重要客戶

只要樣品費(fèi)金額不大，可以由供應(yīng)商承擔(dān)。如果樣品費(fèi)高，可以和客戶商量，要求買方承擔(dān)樣品費(fèi)或者承擔(dān)部分樣品費(fèi)，但同時(shí)應(yīng)該注明如果客戶下單，是否可以退還。或者訂單達(dá)到多少數(shù)量的時(shí)候，可以完全退還。

03針對(duì)有些客戶的特殊要求，定做樣品

客戶承擔(dān)樣品費(fèi)，并承擔(dān)快遞費(fèi)用。同時(shí)客戶應(yīng)該承擔(dān)由客戶定做而產(chǎn)生的雜費(fèi)：制版費(fèi)，操作費(fèi)，包裝費(fèi)用等。

樣品寄送有哪些細(xì)節(jié)？

1確保樣品的質(zhì)量和配套完整性

在選擇產(chǎn)品樣品的時(shí)候，一定要對(duì)樣品的質(zhì)量情況進(jìn)行嚴(yán)格的檢查，確保樣品在具有代表性的同時(shí)，也有過(guò)硬的質(zhì)量。

寄樣的時(shí)候，應(yīng)把與樣品相關(guān)的配套解說(shuō)等詳細(xì)資料附送上，確保樣品的配套完整性，從而幫助客戶盡快了解產(chǎn)品，給客戶留下好印象。

2記得把名片放進(jìn)去

客人可能會(huì)同時(shí)跟幾個(gè)供應(yīng)商要樣品，包裹一旦拆開(kāi)后，很難分清楚誰(shuí)是誰(shuí)的。放入名片方便客戶區(qū)分，以及日后有需要時(shí)第一時(shí)間聯(lián)系。

3告知快遞單號(hào)，明確聯(lián)系方式

不僅要告訴對(duì)方快遞賬號(hào)，還要再告訴客戶一遍聯(lián)系方式?？梢栽卩]件里寫(xiě)清楚，也可以在簽名上設(shè)置好。方便客戶有緊急的事情可以第一時(shí)間找到聯(lián)系方式。

4巧用塑料袋

如果寄的都是一些文本的東西，所有的文件先裝進(jìn)一個(gè)塑料袋，然后再裝進(jìn)快遞信封。

很多客戶可能會(huì)隨手撕破快遞袋或是用裁紙刀裁開(kāi)快遞袋，不小心就會(huì)把文件弄破。如果寄給客戶的是提單，發(fā)票，裝箱單之類的重要文件，要補(bǔ)就非常麻煩。不如事先考慮好細(xì)節(jié)，做仔細(xì)些。

此外，所有套在樣品或者文件外面的塑料袋都需要打孔。這是國(guó)外的一個(gè)基本常識(shí)，沒(méi)有打孔的普通塑料袋，如果被小孩子拿來(lái)玩，可能會(huì)不小心套在頭上，有窒息的危險(xiǎn)。為避免安全隱患，不少國(guó)家都有相應(yīng)的法律法規(guī)。

5寄樣之前給樣品拍照

準(zhǔn)備好樣品，拍好圖片，做好清單，發(fā)郵件告訴客戶寄了哪些樣品，每個(gè)樣品對(duì)應(yīng)的圖片是什么，方便客戶一一對(duì)應(yīng)，核對(duì)、檢查樣品，節(jié)省客戶的時(shí)間。

6給每個(gè)樣品上打上樣品標(biāo)簽

標(biāo)簽上寫(xiě)上公司名，與客戶聯(lián)系的業(yè)務(wù)員人名，郵箱、電話等聯(lián)系方式，方便客戶區(qū)分，又顯得自己十分專業(yè)。

▲樣品標(biāo)簽示例

寄出樣品后如何跟進(jìn)？

遇到要收樣品費(fèi)客戶沒(méi)下文的情況，該如何跟進(jìn)呢？這里以郵件模板作示例：

以快遞費(fèi)用為切入點(diǎn)

Dear Sir，

I learned from shipping department that DHL would give us a favorable discount,only USD30 for the sample delivery to your place.

You may choose to transfer the freight in advance to save your cost.What do you think?

Look forward to your advice.

Regards

Mighty

以樣品費(fèi)為切入點(diǎn)

Dear Sir，

I hope you have received my previous mail below.Is there any question I haven’t figured out?

Poland is a good potential market and we really wish to explore it with your joint effort.

Today I talked with my boss and got his approval to refund the sample cost in the first order.

This is our special service only for you.Look forward to your comment.

Regards

Mighty

以市場(chǎng)為切入點(diǎn)

Dear Sir，

Haven’t got your comment by far.Hope everything is going well.

Christmas promotion is around the corner.It usually takes 3-4 days from sample approval till mass production delivered.

To launch the product in time before this big season,it’s better to get everything ready by XXXX.

Pls advise what we should do with the sample.We are still waiting for your confirmation on the PI and your courier account.

Regards,

Mighty

以樣品進(jìn)度為切入點(diǎn)

Dear Sir，

Sample is ready now.Pls advise your courier account and we will send it out immediately.

Regards

Mighty

總結(jié)：

1把握跟進(jìn)節(jié)奏

一般來(lái)說(shuō)，客戶收到樣品都有一個(gè)消化的過(guò)程，先了解產(chǎn)品的各項(xiàng)信息，再做市場(chǎng)調(diào)研，甚者會(huì)進(jìn)行多個(gè)樣品的對(duì)比，因?yàn)椴皇侵挥形覀円患医o客戶樣品。

在客戶需要消化的時(shí)間里，我們不能催得太緊，一般是了解到客戶收到樣品后，先去個(gè)郵件和客戶確認(rèn)信息，之后隔一周左右再跟進(jìn)第一次比較合適。

2學(xué)會(huì)電話溝通

郵件雖然還是我們的主要溝通方式，但它有自己的局限，比如你發(fā)送的郵件客戶是否收到？收到了是否看了？為什么沒(méi)有給反饋？這些東西我們通過(guò)郵件是沒(méi)辦法及時(shí)得到答案的，就需要電話輔助溝通。

通過(guò)電話，我們可以直接的詢問(wèn)客戶是否有收到我們的產(chǎn)品、收到我們的郵件。打電話可以先一步確認(rèn)，做到心里有數(shù)。

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