單證備案是什么意思呢？

時間：2022-12-12

文件記錄

做出口退稅，備案文件是一個障礙，不可回避。但是在培訓(xùn)過程中，經(jīng)常有學(xué)員要求提供單據(jù)，甚至很多做了這么多年出口退稅的人都不知道文檔是什么。要知道文件備案從2006年1月1日開始實施，到現(xiàn)在已經(jīng)11年了。

首先，讓我們談?wù)勎募w檔的歷史：

文件備案最早可以追溯到2005年12月發(fā)布的國稅發(fā)2005199號，是文件備案的初始文件，自2006年1月1日起實施。本條規(guī)定了兩種文件歸檔方式：出口企業(yè)將歸檔文件裝訂成冊，統(tǒng)一編號，按照出口貨物退(免)稅申報順序填寫《出口貨物備案單證目錄》。

第二種方法：出口企業(yè)按出口貨物退(免)稅申報順序填寫《出口貨物備案單證目錄》。不必將歸檔文件裝訂成冊，但必須在《出口貨物備案單證目錄》 ；歸檔文件存放地點，如企業(yè)內(nèi)部的文件管理部門、財務(wù)部門等。備案文件不得交給企業(yè)的業(yè)務(wù)員(或其他人員)個人保存，必須保存在企業(yè)內(nèi)。

2009年發(fā)布的國2009104號文簡化了文件的歸檔方式，取消了國稅發(fā)2005199號文規(guī)定的方式，要求企業(yè)在歸檔文件時采用第二種方式，即不再裝訂文件，統(tǒng)一編號。但填寫《出口貨物備案單證目錄》時需要在目錄中標(biāo)注注冊文件。

2012年退稅制度改革，國稅201224號公告重新規(guī)定了文件的歸檔。

2022年4月29日，國家稅務(wù)總局公告2022號9優(yōu)化出口退稅備案單證。

文件歸檔到底是什么？根據(jù)國家稅務(wù)總局公告第20229號第二條：

(一)納稅人應(yīng)在申報出口退(免)稅后15日內(nèi)妥善保管以下備案文件，并按照申報退(免)稅的時間順序制作《出口退(免)稅備案文件目錄》，注明文件的保管方式，以備稅務(wù)機關(guān)核查。

1.出口企業(yè)購銷合同(包括：出口合同、外貿(mào)綜合服務(wù)合同、外貿(mào)企業(yè)采購合同、生產(chǎn)企業(yè)采購非自產(chǎn)貨物出口的采購合同等。);

2.出口貨物運輸單據(jù)(包括：海運提單、空運提單、鐵路運單、貨物運輸單據(jù)、郵政收據(jù)及承運人出具的其他貨物單據(jù)、出口企業(yè)承擔(dān)運費的國內(nèi)運輸發(fā)票、出口企業(yè)支付的國際貨運代理服務(wù)費發(fā)票等。);

3.出口企業(yè)委托其他單位報關(guān)的單證(包括：報關(guān)委托協(xié)議、委托報關(guān)單位開具的報關(guān)服務(wù)費發(fā)票等。).

如果納稅人無法獲得上述文件，可以使用其他內(nèi)容或功能類似的文件進(jìn)行備案。除另有規(guī)定外，備案文件由出口企業(yè)存放和保管，不得擅自損毀，保存期為5年。

納稅人；零稅率的跨境應(yīng)稅行為，不實行備案憑證管理。

(二)納稅人可以選擇紙質(zhì)、圖像或數(shù)字方式，保存上述申報文件。選擇紙質(zhì)方式的，還需在《出口退(免)稅備案文件目錄》中注明備案文件存放地點。

(三)稅務(wù)機關(guān)按規(guī)定查驗備案憑證時，納稅人按要求將影像化或數(shù)字化備案憑證轉(zhuǎn)換為紙質(zhì)備案憑證查驗的，紙質(zhì)憑證應(yīng)加蓋企業(yè)公章并簽字聲明與原始資料一致。

備案文件如下：

(一)購銷合同：指外貿(mào)企業(yè)采購出口貨物的購貨合同和生產(chǎn)企業(yè)出口非自產(chǎn)貨物(即直接采購并視同自產(chǎn)的貨物)的購貨合同。根據(jù)國稅函2006904，對于出口企業(yè)提單：海運承運人或其代理人收到貨物后，簽發(fā)給托運人的書面單據(jù)，承諾將貨物運至指定的目的港并交付給收貨人，分為主單據(jù)和子單據(jù)。在實際操作中，需要注意EXW/FCA的出口業(yè)務(wù)，出口商直接將貨物交付給客戶指定的承運人。此時承運人會將貨物匯給出口商開具FER(ForwardingCargoReceipt)，即貨物收據(jù)。需要注意的是，此FCR并不是文件備案所需的運輸單據(jù)，因此如果采用此交易方式進(jìn)行開航，則需要獲取提單或運單的復(fù)印件。

空運提單：空運即飛機運輸貨物的單據(jù)，不是所有權(quán)單據(jù)。

鐵路運單：鐵路運輸貨物的文件，它不是所有權(quán)文件。

貨運單據(jù)：托運人和承運人之間簽訂的運輸合同。這是一種用于從mainland China運往港澳的貨物的運輸單據(jù)。它是承運人簽發(fā)的貨物收據(jù)，包含出口發(fā)票號和出口合同號。

郵政收據(jù)：是貨物的收據(jù)，是收件人據(jù)以取郵件的憑證。

出口企業(yè)支付運費的國內(nèi)運輸發(fā)票：實際上是從國內(nèi)貨物存放地到出境口岸的運輸費用發(fā)票，以及運輸合同、運輸單據(jù)等。與發(fā)票匹配的應(yīng)一起保存。

企業(yè)為出口支付的國際貨運代理服務(wù)費發(fā)票：其實就是國際貨運代理的發(fā)票，一般是0稅率的國際貨運代理開具的發(fā)票。與發(fā)票匹配的運輸合同和運輸單據(jù)應(yīng)一起保存。

歸檔文件的處罰政策：

根據(jù)國家稅務(wù)總局2013年第12號公告，未備案的出口業(yè)務(wù)不享受退稅，可以免稅；

根據(jù)財稅201239號文的規(guī)定：提供虛假單證備案的出口貨物，視同納稅；在實踐中，人們發(fā)現(xiàn)許多企業(yè)可以拿不到歸檔所需的文件，所以只好自己動手。這一點要注意。檔證件，還是可以免稅的。一旦文件是假的，就會被征稅。

還有一點需要注意的是備案文件的政策，出口企業(yè)可以用它來選擇退稅或免稅。

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